Przewóz elektronicznych dokumentów na pokładzie samolotu – ostatnie papiery powoli opuszczają pokłady

Zjawisko powszechnej cyfryzacji zmieniło już wiele procesów i praktyk w wielu sektorach gospodarki, w tym przemyśle lotniczym. Wraz z pojawieniem się rozwiązań elektronicznych, takich jak elektroniczna torba lotnicza (EFB), wiele papierowych dokumentów przewożonych na pokładach Statków Powietrznych (SP) , takich jak
instrukcje lub mapy mają już format cyfrowy. Rok temu EASA skierowała do państw członkowskich wytyczne zgodnie z którymi nie ma żadnych przeszkód prawnych do stosowania elektronicznych dokumentów na pokładzie SP zamiast tradycyjnych papierowych, jak również poinformowała że współpracuje z ICAO w celu wypracowania stosownych rozwiązań dla lotów poza EASA Landem.

Dokument ten możemy znaleźć tutaj (LINK)

W przypadku dokumentów cyfrowych pilotom SP łatwiej upewniać się czy wszystkie wymagane dokumenty się na pokładzie, a operatorom dostarczać je na czas. Utrata lub uszkodzenie oryginału papierowego wiąże się z szeregiem problemów i często może nas uziemić w lataniu na dość długo.

Do napisania paru zdań na ten temat skłonił mnie jeden z czytelników, który pod artykułem „Licencja elektroniczna w telefonie”  zadał pytanie „Dlaczego ULC wymaga oryginałów dokumentów podczas kontroli?”.

Wymagania dotyczące dokumentów które powinny znajdować się na pokładzie w przepisach UE

Załóżmy, że mamy do czynienia z operacjami na tzw. easowskich statkach powietrznych bo tam mają zastosowanie przepisy UE, to zakres dokumentów oraz ich postać regulują w zależności od rodzaju wykonywanych operacji odpowiednie przepisy Rozporządzenia Komisji (UE) nr 965/2012.CAT.GEN.MPA.180 załącznika IV (część CAT) do w/w Rozporządzenia ustanawia wykaz dokumentów, które należy przewozić na pokładzie statku powietrznego wykonującego operacje zarobkowego transportu lotniczego (CAT).

Podobne wykazy można znaleźć w NCC.GEN.140, NCO.GEN.135 i SPO.GEN.140 lecz zakres jest ich węższy np. nie ma wymogu przewozu certyfikatu przewoźnika lotniczego (AOC) dla operacji pod PART-NCO, a pozostałe zapisy co wymagań kopii czy oryginałów są nieomal identyczne.

Zgodnie z CAT.GEN.MPA.180 większość wymienionych dokumentów (23 sztuki dla CAT, a 13 dla NCO) może być przewożona jako „ oryginały lub kopie", z wyjątkiem:

- oryginału świadectwa rejestracji;
- oryginału świadectwa zdatności do lotu (CofA);
- w stosownych przypadkach, oryginał zezwolenia na użytkowanie pokładowej radiostacji lotniczej oraz
- uwierzytelnionego odpisu certyfikatu przewoźnika lotniczego (AOC)

Z kolei AMC1 CAT.MPA.GEN.180 wyjaśnia, że „Dokumenty, instrukcje i informacje mogą być dostępne w innej formie niż w formie drukowanej. Należy zapewnić dostępność, użyteczność i niezawodność”.

Jak trafnie podkreśla EASA Rozporządzenie Komisji (UE) nr 965/2012 nie rozróżnia dokumentów w postaci papierowej i elektronicznej i nie uniemożliwia operatorom przewożenia dokumentów i zaświadczeń w formie elektronicznej.

Z wymienionych wyżej zapisów wynika, że wymagane na pokładzie dokumenty mogą być w postaci:

• a) Oryginału który może być papierowy lub elektroniczny np. świadectwo rejestracji lub świadectwo zdatności do lotu. Taki oryginał musi nam wystawić jednak organ wydający dany dokument.
• b) Uwierzytelnionego odpisu i jedynym przykładem o którym mowa jest wyżej jest certyfikat przewoźnika lotniczego (AOC). W wyjaśnieniu tego pojęcia pomaga nam GM1.CAT.GEN.MPA.180(a)(5)(6) które mówi, że taki dokument może być wydany „bezpośrednio przez właściwy organ" lub "przez osoby posiadające uprawnienia do poświadczania dokumentów urzędowych zgodnie z mającym zastosowanie ustawodawstwem państwa członkowskiego, np. notariusze, upoważnieni urzędnicy w służbach publicznych.”. Od dnia 8 września 2016 roku nadana została notariuszom w Polsce kompetencja do dokonywania tzw. poświadczeń elektronicznych¹. Od tej daty notariusz nie tylko dokonuje poświadczeń zgodności dokumentów w formie papierowej, ale również za pomocą bezpiecznego podpisu elektronicznego wydaje poświadczone dokumenty w formie elektronicznej.
• c) Prostej kopii, która może zmaterializować się w formie w której była ona wydana (np. papierowa kopia papierowego oryginału) lub formie innej niż pierwotna (elektroniczna z papierowej lub odwrotnie). W większości przypadków np. AFM, polisa OC, informacjach o procedurach i sygnałach wizualnych wykorzystywanych przez przechwytujące i przechwytywane statki powietrzne itd. poza wymienionymi wyżej w punktach a) i b) jest to forma wystarczająca. 1 Art. 97 § 2 ustawy Prawo o notariacie

Jak widać największy problem możemy jednak mieć z przypadkiem pod literą a) tj. z oryginałem cyfrowym dokumentu, bo tu potrzebna jest już wola wydania takiegoż świadectwa od tzw. właściwego organu. Każda kopia pliku komputerowego w odpowiedniej formie np. pdf z prawidłowym podpisem elektronicznym mocodawcy jest
zawsze oryginałem tego dokumentu. Pamiętajmy jednak, że dzieje się tak tylko wtedy gdy prezentujemy go w formie pliku o niezakłóconej strukturze, a nie wydruku. Przykładami mogą być również dokumenty otrzymywane za pośrednictwem platformy ePUAP, oczywiście podpisane podpisem elektronicznym. One również uznawane są za oryginalny dokument elektroniczny.

Warto dodać, że EASA jest bardzo procyfrowa i dopuszcza również prowadzenie dziennika technicznego SP prowadzonego w postaci cyfrowej (LINK).

Wielu operatorów wprowadziło lub wdraża elektroniczne operacyjne plany lotu. Zero papieru w kokpicie nie jest już tylko marzeniem.

Identyfikacja elektroniczna i usługi zaufania

W Polsce funkcjonują dwa akty prawne, które odpowiadają za zapewnienie bezpieczeństwa transakcji elektronicznych:

• Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE (dalej: eIDAS);
• Ustawa z dnia 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej.

Rolą europejskiego rozporządzenia eIDAS jest standaryzacja przepisów dotyczących transakcji elektronicznych we wszystkich państwach członkowskich Unii Europejskiej, która ma zapewnić zbudowanie społecznego zaufania do usług online. Rozporządzenie eIDAS wspiera właśnie taki rozwój, a także zapewnia przestrzeń do wprowadzania dodatkowych regulacji krajowych. Ustawa o usługach zaufania i identyfikacji elektronicznej pełni kontrolę nad funkcjonowaniem tych usług w kraju poprzez określenie zasad nadzoru nad dostawcami. Jej istotnym elementem jest również uściślenie zasad działania usług zaufania i identyfikacji elektronicznej w Polsce. Należy również zauważyć, że polski Kodeks Postępowania Administracyjnego dopuszcza jako dowody dokumenty elektroniczne co jest istotne gdyż w jego ramach prawnych poruszać powinien się na krajowy (centralny ) organ administracji lotniczej.

Podobnie nasz organ podlega również Ustawie o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne. Dokument elektroniczny jest więc dowodem nazwanym (ustawowym). Mamy też sporą przewagę w relacjach z urzędem gdyż: „O ile jednostka ma swobodę działania zgodnie z zasadą, że co nie jest wyraźnie zabronione przez prawo, jest dozwolone, to organy władzy publicznej mogą działać tylko tam i o tyle, o ile prawo je do tego upoważnia, przy czym obywatel może zawsze domagać się podania podstawy prawnej, na jakiej organ podjął
konkretną działalność. Jest to zgodne z wymogami wynikającymi z zasady demokratycznego państwa prawnego”². Tak więc prawo nie zabrania stosowania dokumentów elektronicznych (a wręcz przeciwnie, je dopuszcza), to urzędnik musi nam wskazać podstawę prawną braku ich ewentualnej akceptacji.

Idźmy krok dalej…

Podsumujmy więc to co do tej pory ustaliśmy:

• EASA nie widzi żadnego problemu prawnego, aby wszystkie dokumenty na pokładzie miały postać elektroniczną.
• Nasz krajowy organ powinien takie dokumenty uznawać, podobnie z resztą jak i inne kraje UE (eIDAS).
• Jedynym problemem jak na ten moment jest z uzyskaniem (nie z uznawaniem) elektronicznego oryginału: świadectwa rejestracji, świadectwa zdatności do lotu (CofA) i ewentualnie pozwolenia radiowego bo elektroniczne AOC (niepotrzebne dla środowiska General Aviation) możemy ostatecznie uzyskać z pomocą notariusza.

Jeżeli idzie o pozwolenie radiowe to jest ono w gestii Urzędu Komunikacji Elektronicznej i jak wynika z jego strony internetowej: „Jeśli wniosek jest przesłany w formie elektronicznej, pozwolenie wysyłamy tylko w formie elektronicznej, z podpisem elektronicznym, o ile wnioskodawca nie zrezygnuje z takiej formy doręczenia”³.

BINGO – mamy pierwszy oryginalny dokument cyfrowy, którego szukaliśmy :)

Chęci, możliwości, bariery wydawania certyfikatów w formie elektronicznej

Przede wszystkim trzeba zacząć chcieć. Jeżeli analogiczny Urząd Komunikacji Elektronicznej preferuje wydawanie zaświadczeń drogą elektroniczną, ZUS, KRS, urzędy skarbowe itd. czynią podobnie, to dlaczego ULC miałby być inny?

A może prawo czy tzw. brak środków finansowych stanowi ograniczenie? Przede wszystkim tak jak już pisałem środki na cyfryzację są dostępne, elektroniczne zaświadczenia to duża oszczędność po stronie urzędów przy niewielkich inwestycjach. Pamiętajmy, że Prezes ULC ma tzw. inicjatywę ustawodawczą⁴ spotkałyby się zapewne z ciepłym przyjęciem organu naczelnego tj. Ministerstwa Infrastruktury.

Polskie prawo wymusiło na urzędach konieczność przyjmowania wniosków elektronicznych chociażby przez elektroniczną skrzynkę podawczą, co można porównać do wprowadzenia wymogu umiejętności czytania (wniosków cyfrowych) w urzędach. Departament Techniki Lotniczej czyta cyfrowo lepiej niż inne, gdyż wprowadził niedawno temu do systemu ePUAP⁵ cały katalog gotowych wniosków⁶ m.in. o wpisanie statku powietrznego do rejestru czy wydanie świadectwa zdatności do lotu, czyli dokładnie tych świadectw, których nam brakuje do kompletu. Jest to ogromne ułatwienie nie tylko dla urzędników ale i klientów urzędu. Takich wzorów wniosków online nie ma już np. dla licencji i uprawnień lotniczych (trzeba tam odgadywać co tak naprawdę powinno się złożyć, a organ nagminnie żąda dokumentów które są już w jego posiadaniu lub nie wynikają z przepisów prawa – z rażącym naruszeniem § 1 i § 2 art. 220 kpa) i może przydałaby się tutaj jakaś pomoc braterska w ramach urzędu⁷.

Na pierwszy rzut oka wystarczy, żeby na tak złożone wnioski o wydanie lub zmianę świadectwa rejestracji lub zdatności do lotu wydawać te dokumenty w wersji elektronicznej (mamy wtedy oryginał cyfrowy, jest to też tańsze i wygodniejsze bo możemy odebrać go ze skrzynki ePUAP) lub papierowych (wybór klienta), dokładnie tak jak robi to UKE dla pozwoleń radiowych. Niestety często urzędy co prawda umieją czytać (jak widać wcześniej po ustawowym przymuszeniu i do tego lepiej lub gorzej) ale nie umieją/nie chcą pisać (cyfrowo). Kodeks Postępowania Administracyjnego zawiera szeroki wybór możliwości i obowiązków elektronicznego załatwiania spraw np. obowiązek doręczeń przez ePUAP na wnioski przez niego skierowane⁸.

Do cyfryzacji urzędów nie wystarcza też uzbrojenie pracowników w „długopisy cyfrowe” (podpisy kwalifikowane, ewentualnie odpowiednie profile zaufane na ePUAP urzędu), ale również umiejętność z nich korzystania. Mam nieodparte wrażenie, że albo nie wszyscy wymagani urzędnicy lotniczy zostali w te długopisy wyposażeni
(posiadają je np. stosowni pracownicy departamentu operacyjno-lotniczego czy techniki lotniczej ) albo nie potrafią z nich efektywnie skorzystać. Znowu widać, że warto zerknąć za biurko innych kolegów w tym samym urzędzie, że można taki „długopis cyfrowy” stosować, a argumenty o braku pieniędzy, konieczności zmian prawnych czy konieczności konsultacji z EASA, FIFA czy UEFA są czysto dekoracyjne.

Reasumując

Wracając do pytania czytelnika „Dlaczego ULC żąda oryginałów w czasie kontroli” to Inspektorzy Departamentu Operacyjno-Lotniczego słusznie żądają oryginałów niektórych dokumentów na podstawie obowiązujących przepisów prawa. Oczywiście można próbować to prawo zmienić i zaproponować usunięcie słowa ‘oryginał’ z kilku przepisów⁹, tak aby na pokładzie mogły być same kopie papierowe, ale jak widać w dobie powszechnej cyfryzacji EASA znalazła inne rozwiązania tzn. zastosowanie oryginałów cyfrowych niektórych dokumentów + skany pozostałych wymaganych co wydaje się być bardziej atrakcyjne.

Mam nadzieję, że takie oryginały nie będą kwestionowane w czasie kontroli, bo trudno mi wyobrazić sobie podstawę prawną do takich działań. Możemy to sprawdzić nawet obecnie tj. zwrócić się do UKE o wydanie świadectwa w formie elektronicznej i taki dokument przedstawić w czasie kontroli. Jedynym problemem na dziś może być wydawanie świadectw rejestracji i zdatności do lotu o których pisałem wyżej w formie oryginału elektronicznego. Nie wiem czy ktokolwiek próbował je uzyskać elektronicznie np. składając nowy wniosek cyfrowy przez ePUAP, tak samo nie wiem czy ktokolwiek sygnalizował Departamentowi Techniki Lotniczej, który jeśli idzie o cyfryzację jest bardziej z przodu niż z tyłu wśród innych w ULC jak ważne jest to dla środowiska lotniczego.

Gdyby jednak było to niemożliwe na zasadzie ‘nie bo nie’ to stalibyśmy się ofiarami niechęci urzędniczej do korzystania z dobrodziejstw jakie dają nowe technologie. Sytuacja taka stawiała by nasz urząd w nie najlepszym świetle i nie chciałbym powtarzać tego co podnosiłem już w innych artykułach, że nie byłby to przejaw jego dbałości o rozwój rynku (może korzystniej byłoby wtedy rejestrować SP w innych krajach), że są to oszczędności, że inne urzędy potrafią inaczej itp. itd. Szczerze mówiąc wolałbym wozić ze sobą np. iPada z katalogiem dokumentów niż segregator z papierkami, nawet gdyby były w nim same kopie.

Wyobrażam sobie również, że EASA czy może nawet ULC (dla statków powietrznych nie easowskich) dojdą do wniosku za kilka lat, że posiadanie świadectw rejestracji czy zdatności do lotu w jakiejkolwiek postaci (cyfrowej lub papierowej) na pokładzie jest w ogóle niepotrzebne, gdyż stosowne dane są w systemach komputerowych organów państw członkowskich i można je łatwo sprawdzić online. Od ponad 4 lat nie musimy ze sobą wozić w samochodzie dowodu rejestracyjnego, w którym są też dane dotyczące badań technicznych auta, czyli odpowiednik świadectwa zdatności do lotu. Na pierwszy rzut oka nie stanowiłoby większego wyzwania technologicznego sprawdzenie przez inspektora wykonującego inspekcję naszego statku powietrznego w bazie danych prowadzonej przez jego kolegę z pracy (nawet w innym kraju EASA Landu) czy jest on zarejestrowany i zdatny do lotu. Mam wrażenie, że w lotnictwie czas postępu płynie jednak wolniej :)

Janusz Boczoń

Artykuł jest prywatną opinią autora i za każdym razem proszę o prześledzenie aktualnej wersji stosownych przepisów.

Przypisy:

1) rt. 97 § 2 ustawy Prawo o notariacie
2) II FSK 569/07 - Postanowienie NSA (2008-06-25)
3) LINK
4) Art. 21 ust 2 lit 20) Ustawy Prawo Lotnicze
5) Elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej
6) LINK
7) Być może nawet z zewnątrz, bo odnoszę wrażenie, że siermiężność, niechęć do zmian, obniżanie poziomu bezpieczeństwa lotniczego, ograniczanie rozwoju rynku, brak transparentności departamentu stają się coraz bardziej widoczne.
8) Art. 391 § 1 pkt 1 k.p.a. Przepis ten stanowi, że organ administracji ma obowiązek dokonać doręczenia za pomocą środków komunikacji elektronicznej, jeżeli uczestnik postępowania „złoży podanie w formie dokumentu elektronicznego przez elektroniczną skrzynkę podawczą organu administracji publicznej”
9) Proszę ewentualnie skorzystać z tego LINKA

Oświadczenie portalu dlapilota.pl
Artykuł jest wyłącznie opinią autora. Publikacja treści odbyła się nieodpłatnie i portal nie posiada żadnej wiedzy o ewentualnym źródle finansowania opublikowanej treści.