Centralna Baza Zgłoszeń – łatwiejsze zgłaszanie zdarzeń lotniczych on-line

Od 1 września 2018 r. Prezes Urzędu Lotnictwa Cywilnego (ULC) wraz z Państwową Komisją Badania Wypadków Lotniczych (PKBWL) uruchamia system Centralnej Bazy Zgłoszeń (CBZ) dla zgłaszania zdarzeń lotniczych, zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) NR 376/2014 z dnia 3 kwietnia 2014 r. w sprawie zgłaszania i analizy zdarzeń w lotnictwie cywilnym oraz podejmowanych w związku z nimi działań następczych.

Dzięki temu systemowi każda organizacja będzie mogła przesyłać informację o zdarzeniu bezpośrednio do PKBWL (jako podmiotu badającego zdarzenie lotnicze), jak i do ULC (jako organu prowadzącego nadzór lotniczy). Zgłoszenie wymaga wypełnienia tylko jednego formularza online, bez konieczności wysyłania wielu różnych dokumentów oddzielnie.

Formularz zawiera wszystkie obowiązkowe pola wskazane w Rozporządzeniu 376/2014, dzięki czemu spełniane są wymogi kodowania zdarzeń według terminologii Organizacji Międzynarodowego Lotnictwa Cywilnego (ICAO), zapewniając wymaganą standaryzację.

Aby ułatwić podmiotom proces zarządzania zgłoszeniami lotniczymi, CBZ przewiduje możliwość założenia bezpłatnego konta dla podmiotów lotniczych, gdzie zgłoszenia będą gromadzone i przechowywane. Pozwoli to, zwłaszcza małym organizacjom, na zarządzanie zgłoszeniami w sposób zgodny z wymaganiami europejskimi. Dla dużych organizacji, które posiadają już własne systemy obiegu informacji o zdarzeniach, przewidziano możliwość integracji z systemem CBZ tak, aby na żadnym etapie nie dublować czynności raportowania o zdarzeniach.

Rozporządzenie UE nr 376/2014 wprowadziło wiele zmian i ustandaryzowało proces raportowania na poziomie krajów unijnych. Najważniejszą nowością w prawie i jednocześnie funkcją CBZ jest zgłaszanie przez organizację zdarzenia lotniczego zarówno do PKBWL (jako podmiotu badającego zdarzenia lotnicze) jak i do Urzędu Lotnictwa Cywilnego (jako organu prowadzącego nadzór lotniczy). Powyższe zgłoszenie wymaga wypełnienia tylko jednego formularza on-line bez konieczności wysyłania wielu różnych dokumentów, oddzielnie do ULC i PKBWL.

Wspomniane rozporządzenie unijne wyraźnie precyzuje co ma być w takim zgłoszeniu i jaką stosować nomenklaturę (ADREP). Aby dodatkowo ułatwić podmiotom proces zarządzania zgłoszeniami lotniczymi, przy okazji niniejszej zmiany systemu, Biuro Zarządzania Bezpieczeństwem opracowało możliwość przechowywania własnych zgłoszeń w systemie CBZ dla organizacji, które będą chciały z tego skorzystać. Pozwoli to zwłaszcza mniejszym organizacjom na zarządzanie zgłoszeniami zdarzeń lotniczych w sposób, którego wymaga unijne rozporządzenie. Tym samym warto poświecić czas na poznanie grupy G formularza CBZ, tam właśnie jest miejsce na dane służące do zarządzania zgłoszeniem przez organizację.

Każda zmiana może wiązać się z pewnymi niedogodnościami, stąd też przewidziano okres testowy dla nowego narzędzia. Organizacje będą miały czas zarówno na poznanie samego formularza, jak i na założenie próbnego konta, aby zweryfikować działanie nowego systemu. Dla dużych organizacji, które posiadają już własne systemy obiegu informacji o zdarzeniach, przewidziano możliwość integracji z systemem CBZ, tak aby na żadnym etapie nie dublować czynności raportowania o zdarzeniach. Szczegóły dostępne pod adresem lbb@ulc.gov.pl

Najczęstsze uwagi i pytania związane z CBZ, które trafiły do ULC w trakcie trwania testów:

1. Co się stanie jeżeli nie założę konta dla swojej organizacji?

Zakładanie konta nie jest obowiązkowe. Jeżeli organizacja zamierza samodzielnie zarządzać zgłoszeniami (przychodzą one na podanego maila w zgłoszeniu w formie PDF) i nie potrzebuje takiej funkcjonalności, jak choćby podgląd uwag PKBWL, czy Prezesa ULC do wysłanego zgłoszenia lub historii swoich zgłoszeń, może wysyłać zgłoszenia jako organizacja niezalogowana. Ważne, żeby zgłoszenie wysyłać jako organizacja a nie anonimowo lub w imieniu własnym.

2. Nie mogę się zalogować pod adresem cbz.gov.pl, choć wcześniej było to możliwe.

Ze względu na konieczność zapewnienia szyfrowania połączenia z serwerem podczas wypełniania formularza, od marca br. logowanie do CBZ jest możliwe tylko poprzez adres https://cbz.gov.pl. Proszę zwrócić uwagę na literę „s” za „http”. Wpisanie w przeglądarkę bezpośrednio samego cbz.gov.pl również działa i kieruje na https://cbz.gov.pl .

3. Które pola są obowiązkowe?

Zgodnie z rozporządzeniem UE nr 376/2014 wszystkie pola powinny być uzupełnione. Oczywiście zgłaszający zdarzenie może w momencie zgłaszania nie mieć wszystkich informacji. Dlatego też, aby móc wysłać formularz konieczne jest wypełnienie następujących pól:
1. Podmiot zgłaszający (chyba że robi to organizacja zalogowana w systemie, wtedy to pole jest automatycznie uzupełnione)
2. Data zdarzenia LOCAL
3. Czas zdarzenia LOCAL
8. Nagłówek
9. Relacja / Opis
Po uzyskaniu nowych informacji, dotyczących pól dotychczas niewypełnionych w momencie zgłaszania, organizacja obowiązana jest uzupełnić zgłoszenie o nowe dane.

4. Czy jeżeli powiadomiłem PKBWL o zdarzeniu telefonicznie / mailowo etc. to nadal muszę wypełniać zgłoszenie w CBZ?

Tak. Powiadomienie PKBWL o zdarzeniu nie wypełnia przesłanek zgłoszenia zdarzenia z rozporządzenia UE nr 376/2014 i pełni inną rolę niż wpis do CBZ. Za zgłoszenie uważa się wypełnienie formularza w CBZ. Informacje o zgłoszeniu w CBZ są natychmiast dostępne dla ULC i PKBWL. Podmioty są też od razu mailowo powiadamiane o nowym zgłoszeniu. Nie ma jednak żadnych przeciwwskazań do powiadamiania PKBWL telefonicznie i wysyłania zgłoszenia w CBZ (dwie czynności).

5. Co oznacza zgłoszenie testowe w CBZ? Takie zgłoszenia trafiają do CBZ czy tylko ja je widzę?

Zgłoszenia testowe trafiają do CBZ z  adnotacją,  że  są  tylko  testem. W związku z tym nie uruchamiają żadnej  procedury  ani  w  ULC  ani w PKBWL. Jeżeli jednak zgłoszenie zostało  wysłane  omyłkowo  jako testowe,  a  jest  prawdziwe  (miało miejsce rzeczywiste zdarzenie lotnicze), należy albo wysłać nowe zgłoszenie (tym razem już nie zaznaczając opcji testowe) lub skontaktować się z ULC, aby zmieniono zgłoszenie testowe na nowe prawdziwe.

6. Czy będzie przewidziany jakiś manual dla CBZ?

Tak, po zakończeniu testów będzie przewidziany Podręcznik CBZ do pobrania na stronie.

7. Jak mogę zmienić dane w zgłoszeniu, które już wysłałem?

Dane w CBZ może zmieniać tylko organizacja która posiada konto w systemie. Po wejściu w zgłoszenie, które ma być zmienione, po lewej stronie jest opcja „Uwagi”. Po kliknięciu pojawi się okno, w którym można wpisać co i gdzie ma być zmienione. W przyszłych wersjach CBZ edycja będzie możliwa bezpośrednio w polach formularza. Obecnie propozycje zmian przeprowadzamy w okienku „Uwagi”.

Jak zarejestrować się w systemie?

Wszystkie organizacje chcące założyć konto w CBZ proszone są o przesłanie wiadomości na adres: administrator-cbz@ulc.gov.pl zawierającej w treści:

• nazwę organizacji
• adres e-mail, na który zostanie przesłany link aktywacyjny do dnia 27.08.2018.

W przypadku chęci posiadania przez organizacje tego samego konta, które było aktywowane jako testowe, prosimy o przesłanie takiej informacji na w/w adres.

Po otrzymaniu linka, należy postępować zgodnie z przedstawioną instrukcją:

• Wejść na stronę podaną w e-mailu.
• Wypełnić formularz, podając adres e-mail, na który została wysłana wiadomość oraz ustalić hasło dostępu do CBZ.

CBZ dostępny jest tutaj (LINK)

CBZ służy do zgłaszania zdarzeń lotniczych lub innych nieprawidłowych okoliczności, które zagroziły lub mogły zagrozić bezpieczeństwu wykonania operacji lotniczej. Nie jest to system do składania skarg za naruszenie przez przewoźnika lotniczego postanowień rozporządzenia nr 261/2004/WE. W momencie uruchomienia CBZ dotychczasowe formularze umieszczone na stronach ULC oraz PKBWL przestaną obowiązywać i będą niedostępne. Zamiast formularzy uruchomione będą linki, które przekierują Państwa na stronę CBZ.

W przypadku problemów technicznych związanych z funkcjonowaniem strony należy przesłać informację na adres: administrator-cbz@ulc.gov.pl.

Szczegółowe wskazówki dotyczące funkcjonowania CBZ można znaleźć w Instrukcji Obsługi CBZ na stronie internetowej ULC w zakładce "Zgłaszanie zdarzeń lotniczych"